Mitarbeiter einstellen: Versicherungspflichten als Arbeitgeber

Auf einen Blick: Ab dem ersten Mitarbeiter müssen Sie die Berufsgenossenschaft innerhalb einer Woche anmelden, Sozialversicherungsbeiträge abführen und den bAV-Anspruch erfüllen. Die Pflichtabgaben betragen rund 20–22 % des Bruttogehalts; freiwillige Benefits wie Gruppen-BU oder bKV kommen mit 60–155 Euro pro Mitarbeiter und Monat hinzu.

Vom Soloselbständigen zum Arbeitgeber

Der erste Mitarbeiter ist ein Meilenstein für jeden Betrieb — und ein Wendepunkt für Ihre Versicherungspflichten. Plötzlich tragen Sie Verantwortung für die Absicherung anderer Menschen. Einige Versicherungen sind gesetzlich vorgeschrieben, andere freiwillig aber dringend empfohlen, wieder andere können Sie als attraktive Benefits nutzen, um Fachkräfte zu gewinnen.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, was Sie als Arbeitgeber versicherungstechnisch beachten müssen — von der Anmeldung bis zu freiwilligen Zusatzleistungen.

Gesetzliche Pflichten: Was Sie tun müssen

Sozialversicherung

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden und die Beiträge abzuführen. Die Sozialversicherung umfasst fünf Säulen:

Versicherung	Beitrag (2026)	Arbeitgeberanteil
Krankenversicherung	ca. 14,6 % + Zusatzbeitrag	50 %
Pflegeversicherung	3,6 % (kinderlos: 4,2 %)	50 %
Rentenversicherung	18,6 %	50 %
Arbeitslosenversicherung	2,6 %	50 %
Unfallversicherung (BG)	branchenabhängig	100 %

Die Unfallversicherung ist die einzige Säule, die vollständig vom Arbeitgeber getragen wird.

Berufsgenossenschaft (BG)

Jeder Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden — innerhalb einer Woche nach der ersten Einstellung. Die BG versichert Arbeitsunfälle, Wegeunfälle und Berufskrankheiten. Der Beitrag richtet sich nach Branche und Gefahrenklasse.

Wichtig: Auch Minijobber, Praktikanten und Auszubildende müssen bei der BG gemeldet werden. Versäumen Sie die Anmeldung, haften Sie persönlich für die Unfallfolgen.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Vom ersten Krankheitstag an müssen Sie als Arbeitgeber sechs Wochen lang das volle Gehalt weiterzahlen. Für kleine Betriebe kann das eine erhebliche Belastung sein. Ab dem 43. Tag übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld.

Tipp: Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern können am U1-Umlageverfahren teilnehmen. Sie zahlen einen kleinen monatlichen Beitrag und erhalten im Krankheitsfall 40–80 % der Lohnfortzahlungskosten erstattet.

Dringend empfohlen: Schutz für Arbeitgeber und Mitarbeiter

Betriebshaftpflicht erweitern

Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Betriebshaftpflicht auch Schäden abdeckt, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit verursachen. In der Regel sind angestellte Mitarbeiter mitversichert — aber prüfen Sie die Bedingungen, insbesondere bei:

Mitarbeitern im Außendienst oder bei Kunden vor Ort
Nutzung von Firmenfahrzeugen
Umgang mit Maschinen oder gefährlichen Stoffen

D&O-Versicherung für Führungskräfte

Wenn Sie leitende Angestellte einstellen oder eine Geschäftsführung haben, schützt eine D&O-Versicherung deren persönliches Vermögen bei Haftungsansprüchen. Ohne D&O kann die Sorge vor persönlicher Haftung qualifizierte Führungskräfte abschrecken.

Schlüsselpersonenversicherung

Was passiert, wenn Ihr wichtigster Mitarbeiter — der Meister, der einzige Entwickler, die Vertriebsleiterin — längerfristig ausfällt oder stirbt? Die Schlüsselpersonenversicherung (eine Form der Risikolebensversicherung) zahlt einen vereinbarten Betrag, mit dem Sie die Überbrückungszeit finanzieren können: Zeitarbeit, Headhunter, Einarbeitung.

Freiwillige Benefits: Fachkräfte gewinnen und binden

Betriebliche Altersversorgung (bAV)

Seit 2019 haben Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung: Sie können einen Teil ihres Bruttogehalts steuer- und sozialversicherungsfrei in eine Altersvorsorge umwandeln. Als Arbeitgeber müssen Sie mindestens 15 % Zuschuss auf den umgewandelten Betrag zahlen (soweit Sie Sozialversicherungsbeiträge einsparen).

Darüber hinaus können Sie die bAV als echten Benefit nutzen: Arbeitgeberfinanzierte bAV-Modelle sind steuerlich absetzbar und signalisieren Wertschätzung. In der Praxis ein wirksames Instrument gegen Fluktuation.

Gruppen-Berufsunfähigkeitsversicherung

Eine BU über den Arbeitgeber ist für Mitarbeiter oft deutlich günstiger als ein privater Vertrag, weil die Gesundheitsprüfung bei Gruppenverträgen vereinfacht ist. Einen Überblick über die verschiedenen Absicherungsformen bietet unser Vergleich BU, Grundfähigkeit und Dread Disease. Besonders attraktiv für Mitarbeiter in Berufen mit erschwerter Einzelabsicherung (Handwerker, Pflegekräfte).

Betriebliche Krankenversicherung (bKV)

Ein relativ neues, aber stark wachsendes Instrument: Arbeitgeber schließen für ihre Mitarbeiter eine Zusatzkrankenversicherung ab — zum Beispiel Zahnzusatz, Vorsorge oder Chefarztbehandlung. Die Beiträge sind als Betriebsausgabe absetzbar und die Pauschalversteuerung macht sie auch für Mitarbeiter günstig.

Unfallversicherung (Gruppenvertrag)

Die gesetzliche Unfallversicherung über die BG greift nur bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten — nicht in der Freizeit. Eine betriebliche Gruppenunfallversicherung erweitert den Schutz auf 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Für Mitarbeiter ein spürbarer Mehrwert, für den Arbeitgeber überschaubare Kosten.

Checkliste: Erster Mitarbeiter

Berufsgenossenschaft: Meldung innerhalb einer Woche
Sozialversicherung: Anmeldung bei der Krankenkasse
Betriebshaftpflicht: Prüfen, ob Mitarbeiter mitversichert sind
Arbeitssicherheit: Gefährdungsbeurteilung erstellen, Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit bestellen
bAV: Entgeltumwandlungsanspruch erfüllen, Zuschuss einplanen
Optional: Gruppen-BU, bKV oder Unfallversicherung als Benefit prüfen

Kostenbeispiele: Was kosten Arbeitgeber-Versicherungen?

Die tatsächlichen Kosten hängen von Branche, Mitarbeiterzahl und Gehaltsstruktur ab. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine realistische Orientierung für typische Konstellationen beim ersten oder den ersten Mitarbeitern:

Versicherung / Abgabe	Bezugsgröße	Monatliche Kosten (ca.)
Sozialversicherung (AG-Anteil)	3.000 € Brutto	600–650 €
Berufsgenossenschaft (Bürobetrieb)	3.000 € Brutto	15–30 €
Berufsgenossenschaft (Handwerk)	3.000 € Brutto	40–90 €
U1-Umlage (Lohnfortzahlung)	3.000 € Brutto	30–90 €
U2-Umlage (Mutterschutz)	3.000 € Brutto	10–20 €
Insolvenzgeldumlage (U3)	3.000 € Brutto	2–5 €
Betriebshaftpflicht (Erweiterung für MA)	pro Mitarbeiter	5–25 €
bAV-Zuschuss (15 % Pflicht)	200 € Umwandlung	30 €
Gruppen-BU (arbeitgeberfinanziert)	pro Mitarbeiter	30–80 €
bKV (Zahnzusatz + Vorsorge)	pro Mitarbeiter	20–50 €
Gruppenunfallversicherung (24h)	pro Mitarbeiter	10–25 €

Die Pflichtabgaben (Sozialversicherung, BG, Umlagen) betragen in der Regel 20 bis 22 Prozent des Bruttogehalts. Freiwillige Benefits wie Gruppen-BU, bKV oder Unfallversicherung liegen zusammen bei 60 bis 155 Euro pro Mitarbeiter und Monat — ein überschaubarer Betrag im Verhältnis zum Nutzen bei der Fachkräftegewinnung. Alle Arbeitgeber-Beiträge zu Versicherungen und Benefits sind als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar.

Schadenszenarien aus der Praxis

Die folgenden Fälle zeigen, warum die korrekte Absicherung als Arbeitgeber nicht verhandelbar ist. Alle Beträge sind realistische Größenordnungen aus der Schadenpraxis.

Szenario 1: Arbeitsunfall ohne BG-Anmeldung

Ein Handwerksbetrieb stellt einen Gesellen ein, versäumt aber die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft. Drei Monate später stürzt der Mitarbeiter von einer Leiter und erleidet einen komplizierten Trümmerbruch am Sprunggelenk. Drei Operationen, neun Monate Arbeitsunfähigkeit, dauerhafte Einschränkungen. Gesamtkosten: ca. 185.000 Euro — davon 65.000 Euro Behandlungskosten, 45.000 Euro Lohnfortzahlung und Verletztengeld-Differenz, 50.000 Euro für eine Verletztenrente und 25.000 Euro Regressforderung der BG. Da die Anmeldung versäumt wurde, nimmt die BG den Arbeitgeber per Regressanspruch in Haftung und erhebt zusätzlich Beitragsnachforderungen mit Säumniszuschlägen.

Szenario 2: Schlüsselperson fällt dauerhaft aus

Ein IT-Unternehmen mit acht Mitarbeitern verliert seinen leitenden Entwickler durch eine schwere Erkrankung. Er ist der Einzige, der das Kernsystem des wichtigsten Kunden vollständig versteht. Wirtschaftlicher Schaden: ca. 120.000 Euro — davon 45.000 Euro für einen externen Spezialisten zur Überbrückung, 35.000 Euro Headhunter-Honorar für die Nachbesetzung, 25.000 Euro Einarbeitungskosten und 15.000 Euro Umsatzeinbuße durch verzögerte Projekte. Eine Schlüsselpersonenversicherung mit einer Versicherungssumme von 150.000 Euro hätte rund 600 Euro pro Jahr gekostet — ein Bruchteil des tatsächlichen Schadens.

Szenario 3: Mitarbeiter verursacht Kundenschaden

Eine Reinigungsfirma setzt einen neuen Mitarbeiter bei einem Kunden ein. Beim Wischen verwendet er ein falsches Reinigungsmittel und beschädigt einen hochwertigen Natursteinboden auf 200 Quadratmetern. Schadensumme: ca. 48.000 Euro — Neuverlegung und Schleifen des Bodens plus Nutzungsausfall. Die Betriebshaftpflicht übernimmt den Schaden, sofern die Mitarbeiter im Vertrag erfasst sind. Wäre die Police nicht auf Mitarbeiter erweitert worden, müsste der Betriebsinhaber die gesamte Summe selbst tragen.

Szenario 4: Fehlende bAV kostet doppelt

Ein Arbeitgeber ignoriert den gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung und richtet keine bAV ein. Zwei Mitarbeiter verlassen den Betrieb nach drei Jahren und machen rückwirkend Schadensersatzansprüche geltend, weil ihnen durch die fehlende bAV Steuervorteile und Rentenansprüche entgangen sind. Kosten: ca. 22.000 Euro — Anwaltskosten, Vergleichssumme und Nachzahlungen. Dazu kommt der Reputationsschaden: Die Bewertung auf kununu erwähnt den Vorfall, was die Gewinnung neuer Fachkräfte zusätzlich erschwert.

Häufige Fehler beim Einstellen des ersten Mitarbeiters

BG-Anmeldung vergessen oder zu spät eingereicht. Die Frist beträgt eine Woche ab der ersten Einstellung — nicht ab dem ersten Arbeitstag, sondern ab Abschluss des Arbeitsvertrags. Viele Gründer kennen diese Pflicht nicht, weil sie in keinem Gründungsratgeber prominent vorkommt. Die Berufsgenossenschaft kann Beiträge rückwirkend erheben und bei Unfällen den Arbeitgeber persönlich in Regress nehmen.

Minijobber und Praktikanten nicht angemeldet. Ein verbreiteter Irrtum: Auch geringfügig Beschäftigte, Werkstudenten und Praktikanten unterliegen der Meldepflicht bei der BG und der Sozialversicherung (Minijob-Zentrale). Die Nichtanmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Betriebshaftpflicht nicht auf Mitarbeiter erweitert. Viele Soloselbständige haben eine Betriebshaftpflicht, die nur den Inhaber selbst abdeckt. Beim Einstellen von Mitarbeitern muss der Versicherungsumfang angepasst werden — sonst besteht eine Deckungslücke für alle Schäden, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit verursachen. Die Anpassung kostet oft nur 5 bis 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat.

Gefährdungsbeurteilung nicht erstellt. Ab dem ersten Mitarbeiter sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz durchzuführen. Viele Betriebsinhaber wissen nicht, dass die zuständige Berufsgenossenschaft branchenspezifische Vorlagen und Handlungshilfen kostenlos zur Verfügung stellt. Bei einem Arbeitsunfall ohne dokumentierte Gefährdungsbeurteilung drohen empfindliche Bußgelder und ein erhöhtes Haftungsrisiko.

Kein U1-Verfahren beantragt. Kleine Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern haben Anspruch auf Erstattung von 40 bis 80 Prozent der Lohnfortzahlungskosten über die U1-Umlage. Wer sich nicht anmeldet, zahlt im Krankheitsfall sechs Wochen lang das volle Gehalt aus eigener Tasche. Gerade für junge Unternehmen mit knapper Liquidität kann das existenzbedrohend sein.

Häufig gestellte Fragen

Welche Versicherungen sind beim ersten Mitarbeiter gesetzlich vorgeschrieben? Gesetzlich vorgeschrieben sind die Anmeldung zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung), die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung) sowie die Teilnahme am U2-Umlageverfahren (Mutterschutz). Die U1-Umlage (Lohnfortzahlung) ist für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern ebenfalls verpflichtend. Alle anderen Versicherungen — bKV, Gruppen-BU, Gruppenunfall — sind freiwillig, aber als Benefits zur Mitarbeitergewinnung stark zu empfehlen.

Ab wann muss ich eine betriebliche Altersversorgung anbieten? Sofort. Jeder Arbeitnehmer hat seit 2002 einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung (§ 1a BetrAVG). Als Arbeitgeber müssen Sie diesen Anspruch erfüllen und seit 2022 einen Zuschuss von mindestens 15 Prozent auf den umgewandelten Betrag leisten. Sie können den Durchführungsweg (in der Praxis meist Direktversicherung) frei wählen, müssen aber ein Angebot bereitstellen, sobald ein Mitarbeiter den Wunsch äußert.

Brauche ich auch für einen Minijobber eine Berufsgenossenschafts-Anmeldung? Ja. Die Meldepflicht bei der Berufsgenossenschaft gilt ausnahmslos für alle Beschäftigten — unabhängig vom Umfang der Arbeitszeit oder der Vergütung. Das schließt Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Werkstudenten, Praktikanten und Auszubildende ein. Der BG-Beitrag für einen Minijobber ist gering, aber die Versäumnis der Anmeldung kann bei einem Unfall erhebliche persönliche Haftungsfolgen für den Arbeitgeber haben.

Was kostet mich ein Mitarbeiter über das Bruttogehalt hinaus an Versicherungen? Als Faustregel können Sie mit Zusatzkosten von 20 bis 22 Prozent des Bruttogehalts für die Pflichtabgaben rechnen (Sozialversicherung, BG, Umlagen). Bei einem Bruttogehalt von 3.000 Euro sind das rund 600 bis 660 Euro pro Monat. Freiwillige Benefits wie Gruppen-BU, bKV und Unfallversicherung kommen mit 60 bis 155 Euro pro Mitarbeiter und Monat hinzu. Die gesamten Lohnnebenkosten inklusive freiwilliger Benefits liegen damit bei etwa 22 bis 27 Prozent des Bruttogehalts.

Welche Fristen muss ich bei der ersten Einstellung beachten? Die wichtigsten Fristen: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft innerhalb einer Woche nach Abschluss des Arbeitsvertrags. Anmeldung bei der Sozialversicherung (Krankenkasse) spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn, bei geringfügig Beschäftigten bei der Minijob-Zentrale. Gefährdungsbeurteilung vor Aufnahme der Tätigkeit. Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit müssen ebenfalls bestellt werden — für Kleinbetriebe gibt es vereinfachte Verfahren über die sogenannte alternative bedarfsorientierte Betreuung.