Betriebliche Altersversorgung: Was Arbeitgeber wissen müssen

Auf einen Blick: Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung, und Arbeitgeber müssen seit 2022 mindestens 15 Prozent Zuschuss zahlen. Bei Gehältern unter der Beitragsbemessungsgrenze (2026: 101.400 Euro) finanziert sich dieser Zuschuss durch die eingesparte Sozialversicherung praktisch von selbst.

Arbeitnehmer haben einen Rechtsanspruch auf bAV

Seit 2002 hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung (§ 1a BetrAVG). Das bedeutet: Ihre Mitarbeiter können verlangen, dass Sie einen Teil ihres Bruttogehalts in eine betriebliche Altersversorgung (bAV) umwandeln. Sie als Arbeitgeber müssen diesen Anspruch erfüllen — ob Sie wollen oder nicht. Die Frage ist also nicht, ob Sie bAV anbieten, sondern wie Sie es richtig und effizient umsetzen.

Der Arbeitgeberzuschuss: 15 % sind Pflicht

Seit dem 1. Januar 2022 gilt der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss von 15 % des umgewandelten Entgelts für alle Arbeitnehmer — auch für Bestandsverträge, die vor 2019 abgeschlossen wurden. Der Zuschuss ist fällig, soweit der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart.

Beispiel: Ein Mitarbeiter wandelt 200 Euro brutto monatlich um. Sie als Arbeitgeber sparen rund 20 % Sozialversicherungsbeiträge, also ca. 40 Euro. Davon müssen Sie mindestens 15 % von 200 Euro = 30 Euro als Zuschuss leisten.

In der Praxis bedeutet die Sozialversicherungsersparnis: Der 15 %-Zuschuss kostet Sie netto wenig oder gar nichts, wenn die Einsparung den Zuschuss übersteigt.

Die fünf Durchführungswege im Überblick

Das Betriebsrentengesetz sieht fünf Durchführungswege vor. Für kleine und mittlere Unternehmen sind in der Praxis vor allem drei relevant:

Direktversicherung (häufigster Weg)

Die Direktversicherung ist eine Lebensversicherung, die der Arbeitgeber zugunsten des Mitarbeiters abschließt. Der Arbeitgeber ist Versicherungsnehmer, der Arbeitnehmer ist versicherte Person und Bezugsberechtigter.

Vorteile: Einfache Verwaltung, kein bilanzielles Risiko, sofortige Unverfallbarkeit, klare Kostenstruktur.

Nachteile: Begrenztes Anlagespektrum, in der Regel konservative Anlagestrategien.

Pensionskasse

Funktioniert ähnlich wie die Direktversicherung, wird aber von einer rechtlich selbständigen Pensionskasse (oft branchenbezogen) durchgeführt. In manchen Branchen (z. B. Chemie, Metall) ist die Pensionskasse tarifvertraglich vorgeschrieben.

Unterstützungskasse

Bietet mehr Flexibilität bei den Beiträgen (keine steuerliche Obergrenze wie bei Direktversicherung und Pensionskasse). Für höher vergütete Arbeitnehmer oder Geschäftsführer kann die Unterstützungskasse eine attraktive Ergänzung sein. Nachteil: Der Arbeitgeber hat Bilanzierungspflichten.

Weniger relevant für KMU

Pensionsfonds: Flexibler als Pensionskassen, aber höherer Verwaltungsaufwand
Direktzusage: Pensionszusage direkt vom Arbeitgeber, maximale Flexibilität, aber Bilanzberührung und Insolvenzsicherungspflicht

Steuerliche Rahmenbedingungen 2026

Für den Arbeitnehmer

Beiträge zur Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds sind bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) West der gesetzlichen Rentenversicherung steuerfrei (§ 3 Nr. 63 EStG). 2026 liegt die BBG bei 101.400 Euro — steuerfrei sind also bis zu 8.112 Euro jährlich (676 Euro monatlich).

Sozialversicherungsfrei sind bis zu 4 % der BBG = 4.056 Euro jährlich (338 Euro monatlich).

Für den Arbeitgeber

Beiträge zur bAV sind Betriebsausgaben und mindern den Gewinn
Sozialversicherungsersparnis auf den umgewandelten Entgeltanteil (bis zur BBG)
Der 15 %-Zuschuss ist ebenfalls Betriebsausgabe

Haftungsrisiken für Arbeitgeber

Falsche oder fehlende Auskunft

Wenn Sie einen Mitarbeiter nicht über seinen Anspruch auf Entgeltumwandlung informieren und er dadurch einen Schaden erleidet (entgangene Altersversorgung), können Sie als Arbeitgeber haftbar sein. Die Rechtsprechung hat in mehreren Fällen Schadensersatzansprüche bejaht.

Verspätete Zuschüsse

Zahlen Sie den Arbeitgeberzuschuss nicht oder verspätet, schulden Sie dem Arbeitnehmer den Zuschuss nebst Verzugszinsen. Im Prüffall (Deutsche Rentenversicherung, Betriebsprüfung) kann das teuer werden.

Portabilität bei Arbeitgeberwechsel

Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, hat er das Recht, die Anwartschaft mitzunehmen (Portabilität nach § 4 BetrAVG). Sie müssen den Übertragungswert an den neuen Arbeitgeber oder einen anderen Versorgungsträger transferieren, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt.

Praxistipps für die Umsetzung

Versorgungsordnung erstellen

Halten Sie die Spielregeln schriftlich fest: Welchen Durchführungsweg bieten Sie an? Wie hoch ist der Arbeitgeberzuschuss? Gibt es eine arbeitgeberfinanzierte Grundversorgung? Wer ist der Versorgungsträger? Eine saubere Versorgungsordnung schafft Rechtssicherheit und vermeidet den Gleichbehandlungsgrundsatz-Konflikt.

Arbeitgeberzuschuss als Recruiting-Instrument

Der gesetzliche Mindest-Zuschuss von 15 % ist das Minimum. Attraktive Arbeitgeber bieten 20–25 % oder sogar eine vollständig arbeitgeberfinanzierte Grundversorgung (z. B. 50 Euro monatlich pro Mitarbeiter). Die Kosten sind überschaubar — die Wirkung auf Mitarbeiterbindung und Recruiting ist erheblich.

Bestandspflege nicht vergessen

Prüfen Sie bestehende Verträge regelmäßig: Stimmen die Bezugsrechte? Wurden Gehaltsentwicklungen berücksichtigt? Sind ausgeschiedene Mitarbeiter korrekt verbucht? Unzureichende Bestandspflege ist einer der häufigsten Haftungsfälle.

Kostenbeispiele: Was kostet die bAV den Arbeitgeber?

Die tatsächlichen Kosten hängen vom Durchführungsweg, dem umgewandelten Entgelt und dem vereinbarten Arbeitgeberzuschuss ab. Die folgenden Beispiele zeigen typische Konstellationen für kleine und mittlere Unternehmen mit der Direktversicherung als Durchführungsweg:

Mitarbeiter	Brutto-Umwandlung/Monat	AG-Zuschuss (15 %)	SV-Ersparnis AG (ca. 20 %)	Nettobelastung AG/Monat	Nettobelastung AG/Jahr
Sachbearbeiterin, 32 J.	150 €	22,50 €	30,00 €	0,00 € (Ersparnis übersteigt Zuschuss)	0,00 €
Lagerist, 45 J.	200 €	30,00 €	40,00 €	0,00 € (Ersparnis übersteigt Zuschuss)	0,00 €
Teamleiterin, 38 J.	300 €	45,00 €	60,00 €	0,00 € (Ersparnis übersteigt Zuschuss)	0,00 €
Vertriebsleiter, 50 J. (über BBG)	400 €	60,00 €	0,00 € (über BBG, keine SV-Ersparnis)	60,00 €	720,00 €
AG-finanzierte Grundversorgung	50 € je MA × 10 MA	—	—	500,00 €	6.000,00 €

Bei Gehältern unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze finanziert sich der gesetzliche Pflichtzuschuss von 15 % in der Regel durch die eingesparten Sozialversicherungsbeiträge vollständig selbst. Erst bei Gehältern oberhalb der BBG oder bei freiwilligen Zuschüssen über 15 % hinaus entsteht eine echte Nettobelastung. Die Beiträge zur bAV sind in jedem Fall Betriebsausgaben und mindern Ihren steuerpflichtigen Gewinn.

Schadenszenarien: Wenn die bAV-Pflichten nicht erfüllt werden

Die folgenden Fälle zeigen, welche finanziellen Konsequenzen drohen, wenn Arbeitgeber ihre bAV-Pflichten nicht kennen oder nicht einhalten. Alle Beträge sind realistische Größenordnungen aus der arbeitsrechtlichen Praxis.

Szenario 1: Keine Auskunft über Entgeltumwandlung erteilt

Ein Arbeitnehmer ist 15 Jahre im Unternehmen beschäftigt und wird nie über seinen Anspruch auf Entgeltumwandlung informiert. Mit 60 Jahren stellt er fest, dass er bei einer monatlichen Umwandlung von 200 Euro über 15 Jahre eine Altersversorgung von rund 55.000 Euro hätte aufbauen können. Er macht Schadensersatz geltend. Das Arbeitsgericht spricht ihm 38.000 Euro Schadensersatz zu — die Differenz zwischen der möglichen Versorgung und dem, was er jetzt noch aufbauen kann. Der Arbeitgeber trägt zusätzlich die Prozesskosten von rund 6.000 Euro.

Szenario 2: Arbeitgeberzuschuss nicht gezahlt

Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern zahlt seit Januar 2022 keinen Arbeitgeberzuschuss auf die bestehenden Entgeltumwandlungsverträge — weder für Alt- noch für Neuverträge. Bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung im Jahr 2026 wird der Verstoß festgestellt. Die nachzuzahlenden Zuschüsse für vier Jahre (25 Mitarbeiter × durchschnittlich 30 Euro/Monat × 48 Monate) belaufen sich auf 36.000 Euro zzgl. Verzugszinsen von ca. 3.200 Euro. Hinzu kommen Verwaltungskosten für die rückwirkende Korrektur aller Verträge.

Szenario 3: Portabilität verweigert

Eine Mitarbeiterin wechselt den Arbeitgeber und verlangt die Übertragung ihres bAV-Anwartschaftskapitals von 28.000 Euro an den neuen Versorgungsträger. Der alte Arbeitgeber verzögert die Übertragung über acht Monate. In dieser Zeit entgehen der Mitarbeiterin Zinsen und Beitragsfortzahlung. Sie klagt auf Schadensersatz und erhält 4.500 Euro Entschädigung für den Verzögerungsschaden. Der Arbeitgeber trägt die gesamten Rechtsanwalts- und Gerichtskosten von rund 7.000 Euro.

Szenario 4: Falsche Versorgungszusage im Arbeitsvertrag

Ein Arbeitgeber sagt in der Versorgungsordnung eine beitragsorientierte Leistungszusage zu, die Verwaltung überweist aber lediglich die Beiträge an den Versicherer, ohne die zugesagte Mindestleistung vertraglich abzusichern. Bei Renteneintritt eines Mitarbeiters liegt die tatsächliche Versicherungsleistung 12.000 Euro unter der zugesagten Mindestleistung. Der Arbeitgeber muss die Differenz von 12.000 Euro aus eigener Tasche nachschießen, da er für die Erfüllung der Zusage einsteht — unabhängig von der Leistung des Versorgungsträgers (Subsidiärhaftung nach § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG).

bAV richtig aufsetzen spart Zeit und Haftungsrisiken

Die betriebliche Altersversorgung ist kein Thema, das man einmal einrichtet und dann vergisst. Es gibt laufende Pflichten, steuerliche Änderungen und Haftungsrisiken. Als Ihr Versicherungsmakler unterstütze ich Sie bei der Auswahl des richtigen Durchführungswegs, der Verhandlung mit Versorgungsträgern und der laufenden Bestandspflege — damit die bAV für Sie und Ihre Mitarbeiter funktioniert.

Häufige Fehler bei der betrieblichen Altersversorgung

Kein einheitliches Konzept für alle Mitarbeiter: Viele Arbeitgeber lassen Mitarbeiter individuelle Versicherungsverträge abschließen, ohne eine Versorgungsordnung zu erstellen. Das führt zu einem Wildwuchs an Produkten, unterschiedlichen Konditionen und einem Verstoß gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz. Wenn ein Mitarbeiter einen besseren Tarif erhält als sein Kollege in vergleichbarer Position, riskieren Sie Klagen.

Entgeltumwandlung für Minijobbende nicht angeboten: Auch geringfügig Beschäftigte haben nach § 1a BetrAVG einen Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung. In der Praxis wird dieser Anspruch häufig ignoriert, weil Arbeitgeber annehmen, Minijobber seien ausgenommen. Das stimmt nicht — und die unterlassene Information kann Schadensersatzansprüche auslösen.

Ausgeschiedene Mitarbeiter nicht korrekt verwaltet: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bleibt seine unverfallbare Anwartschaft bestehen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass der Versorgungsträger über das Ausscheiden informiert wird, die Versicherungsnehmereigenschaft korrekt übertragen oder beitragsfrei gestellt wird und die Adressdaten aktuell bleiben. Versäumnisse führen dazu, dass Mitarbeiter bei Renteneintritt ihre Ansprüche nicht geltend machen können — und den ehemaligen Arbeitgeber in Regress nehmen.

Steuerliche Grenzen überschritten ohne Wissen des Mitarbeiters: Wandelt ein Mitarbeiter mehr als 4 % der BBG (2026: 4.056 Euro/Jahr) um, entfällt die Sozialversicherungsfreiheit für den übersteigenden Betrag. Steuerfrei bleibt die Umwandlung bis 8 % der BBG (8.112 Euro/Jahr), aber die SV-Pflicht für den Teil zwischen 4 % und 8 % wird oft übersehen. Das kann bei der Sozialversicherungsprüfung zu Nachforderungen führen — für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Keine regelmäßige Überprüfung der Versorgungsverträge: Versicherungstarife, steuerliche Rahmenbedingungen und die persönliche Situation der Mitarbeiter ändern sich. Ein Vertrag, der vor zehn Jahren optimal war, kann heute zu teuer, zu unflexibel oder in der Garantiestruktur unpassend sein. Ohne regelmäßige Überprüfung (mindestens alle drei Jahre) verschenken Sie Optimierungspotenzial.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Arbeitgeber eine bestimmte Versicherung anbieten? Nein. Sie haben die Wahl zwischen den fünf gesetzlichen Durchführungswegen. Bietet der Arbeitgeber keinen bestimmten Weg an, kann der Arbeitnehmer eine Direktversicherung verlangen (§ 1a Abs. 1 Satz 3 BetrAVG). In der Praxis empfehle ich, selbst aktiv einen Durchführungsweg festzulegen und in einer Versorgungsordnung zu dokumentieren — so behalten Sie die Kontrolle über die Vertragsgestaltung und können bessere Gruppenkonditionen verhandeln.

Was passiert mit der bAV bei einer Insolvenz des Arbeitgebers? Ansprüche aus Direktversicherungen und Pensionskassen sind insolvenzgeschützt, weil das Kapital beim externen Versorgungsträger liegt und nicht in die Insolvenzmasse fällt. Bei Direktzusagen und Unterstützungskassen greift der Pensions-Sicherungs-Verein (PSVaG) ein, der die Rentenleistungen bis zur Höhe der gesetzlichen Garantie übernimmt. Als Arbeitgeber zahlen Sie hierfür einen jährlichen PSVaG-Beitrag (2025: 1,8 Promille der Deckungssumme). Die Wahl des Durchführungswegs beeinflusst also auch Ihr Insolvenzrisiko und Ihre laufenden Kosten.

Kann ich die bAV als Arbeitgeber einseitig kündigen? Nein. Eine einmal erteilte Versorgungszusage ist bindend und kann vom Arbeitgeber nicht einseitig widerrufen werden. Sie können die Versorgungsordnung für die Zukunft ändern (keine neuen Zusagen erteilen), aber bestehende Anwartschaften müssen erfüllt werden. Bei der Entgeltumwandlung kann der Arbeitnehmer seinen Vertrag allerdings ruhend stellen — umgekehrt können Sie als Arbeitgeber die Fortführung nicht erzwingen.

Wie hoch sollte der Arbeitgeberzuschuss über das gesetzliche Minimum hinaus sein? Das hängt von Ihrer Personalstrategie und Ihrem Budget ab. Der gesetzliche Mindestzuschuss von 15 % ist das absolute Minimum. Attraktive Arbeitgeber in Branchen mit Fachkräftemangel bieten 20 bis 25 % oder eine arbeitgeberfinanzierte Grundversorgung von 25 bis 75 Euro monatlich pro Mitarbeiter. Die Kosten sind als Betriebsausgaben absetzbar und oft geringer als eine vergleichbare Bruttogehaltserhöhung — weil auf den bAV-Beitrag keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Welche Unterlagen brauche ich für die Einrichtung einer bAV? Für die Ersteinrichtung benötigen Sie: eine Versorgungsordnung (Spielregeln für alle Mitarbeiter), die Entgeltumwandlungsvereinbarung je Mitarbeiter (individuelle Vereinbarung über die Höhe der Umwandlung), den Versorgungsvertrag mit dem Versicherungsträger (Gruppenvertrag oder Einzelpolicen) und eine Information an alle Mitarbeiter über den Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung (schriftlich, mit Empfangsbestätigung). Als Ihr Makler erstelle ich die Mustervorlagen und koordiniere die Umsetzung mit dem Versorgungsträger.